Tekoälystrategia, joka mahtuu yhdelle sivulle

Kun organisaatiossa päätetään tehdä tekoälystrategia, syntyy yleensä yksi kolmesta asiakirjasta.

Ensimmäinen on työkalulista: mitä ohjelmistoja hankitaan ja kenelle. Toinen on julistus arvoista ja vastuullisuudesta. Kolmas on pilottiluettelo, jossa on kaksitoista koetta ja ei yhtään päätöstä.

Yksikään näistä ei ole strategia. Strategia on lista päätöksiä siitä, mitä tehdään ja mitä jätetään tekemättä. Sen tunnistaa siitä, että jotain on jätetty pois, ja siitä, että joku on päättänyt paljonko rahaa ja aikaa käytetään ennen kuin asia arvioidaan uudelleen.

Sitä ennen kannattaa erottaa kaksi asiakirjaa toisistaan. Pelikirja vastaa kysymykseen, mitä meidän on lupa tehdä: saanko käyttää tätä työkalua, saanko syöttää sille tämän aineiston, kuka vastaa jos tulos on väärä. Strategia vastaa kysymykseen, mitä me aiomme tehdä ja miksi. Kumpikin tarvitaan, pelikirja on lyhyempi ja tulee ensin, ja strategiaksi nimetty teksti joka sisältää pelkkiä rajoituksia on pelikirja väärällä kannella.

Kuusi kysymystä

Strategia on valmis, kun näihin on vastattu kirjallisesti ja vastaukset ovat sellaisia, että joku voi olla eri mieltä. Jos yhteenkään vastaukseen ei voi olla eri mieltä, se ei ole vastaus vaan toteamus.

1. Mihin tätä tarvitaan?

Kelvollisia motiiveja on kolme.

Sama työ halvemmalla. Kone tekee osan siitä, minkä ihminen teki, tai tekee sen nopeammin. Mitattava asia on aika, virhemäärä tai kappalekustannus.

Parempi tuote tai palvelu. Asiakas saa jotain, mitä ei ennen saanut, tai saa sen nopeammin. Mitattava asia on asiakkaan kokema muutos, ei sisäinen tehokkuus.

Uusi myytävä. Syntyy tuote tai palvelu, jota ei ollut olemassa. Tämä vaatii yleensä eniten aikaa, koska se edellyttää myös hinnoittelun, sopimusmallin ja myyntityön ratkaisemista.

Yksi motiivi riittää. Virhe ei ole vaatimattomuus vaan se, että strategiaan kirjoitetaan kaikki kolme, koska ne kuulostavat kunnianhimoisilta. Silloin mikään niistä ei saa omaa mittaria eikä omaa omistajaa.

Yksi vastaus ei kelpaa: "otamme tekoälyn käyttöön" ei ole tavoite. Se on kuvaus toiminnasta, ei sen tuloksesta. Sama pätee lauseeseen "emme jää jälkeen kilpailijoista", joka ei kerro mitä tehdään.

2. Mitä teemme itse ja mitä ostamme?

Valintoja on neljä: ostaa valmiina, tehdä kumppanin kanssa, rakentaa itse tai jättää tekemättä. Viimeinen unohtuu useimmin, vaikka se on usein oikea.

Oletus kannattaa asettaa ostamiseen. Se ei ole luovuttamista. Harva rakentaa itse kirjanpito-ohjelmansa tai sähköpostipalvelimensa, ja tekoälyn perustyökalut ovat samassa asemassa: valmis tuote on tavallisesti pidemmälle viety kuin se, mihin oma ylläpito riittää.

Omalle toteutukselle on silti useita kelvollisia perusteita:

• Kyseessä on juuri se asia, jonka varassa oma toiminta erottuu, eikä sitä saa ostettuna.
• Valmiit tuotteet eivät taivu siihen integraatioon, jota työ vaatii.
• Toimintavarmuus tai tiedon sijainti asettaa ehtoja, joita toimittaja ei täytä.

Peruste ei kuitenkaan yksin riitä. Omalta toteutukselta kannattaa vaatia kaksi asiaa: perusteltu hyöty verrattuna ostettuun, ja nimetty vastaus siihen kuka ylläpitää sitä kolmen vuoden päästä. Jos jälkimmäiseen ei ole vastausta, kyseessä ei ole rakentaminen vaan velaksi ottaminen.

Ja jos asiaa ei voi ostaa eikä sen rakentamiseen ole varaa, kolmas vaihtoehto on jättää se tekemättä ja kirjata syy ylös. Se on päätös siinä missä muutkin.

Huomaa myös, ettei "rakentaa itse" tarkoita mallin opettamista. Käytännössä se tarkoittaa valmiin mallin ympärille rakennettua ratkaisua: mistä tieto haetaan, mitä ohjeita annetaan, mihin järjestelmiin se kytkeytyy. Tämä valinta on kuvattu tarkemmin jutussa prompti, RAG vai hienosäätö.

3. Mitä meidän pitää ymmärtää omasta toiminnastamme?

Tämä kysymys jää useimmin kysymättä, ja se on kahdenlainen sen mukaan, kilpaillaanko markkinalla vai ei.

Jos kilpaillaan, kysymys on edusta. Mallit ovat kaikkien saatavilla samalla hinnalla, ja kilpailija voi ostaa saman huomenna, joten etu ei synny mallista vaan siitä mitä sinulla on ja muilla ei. Yleensä se on aineisto tai prosessi, joka syntyy työn tekemisestä eikä ole ostettavissa:

• Konepajalla viidentoista vuoden huoltohistoria omista koneistaan, ja tieto siitä mikä oikeasti hajosi.
• Palveluyrityksellä se, mitä kentällä tapahtui käynnin aikana, eikä vain se mitä laskuun kirjattiin.

Jos ei kilpailla, kysymys on sama mutta ilman kilpailukulmaa. Kunnan tai yhdistyksen ei tarvitse perustella kehittämistä sillä, mitä muilta puuttuu. Silloin kysytään, mikä omassa toiminnassa on ymmärrettävä tai järjestettävä, jotta työkalusta on hyötyä:

• Yhdistyksellä jäsenistön historia ja se, mikä on aiemmin saanut ihmiset osallistumaan.
• Kunnalla palvelutapahtumat, joista näkyy mihin ihmiset oikeasti jumittuvat.

Tavallisin este ei ole se, että tällaista puuttuisi. Tavallisinta on, että se on hajallaan kolmessa järjestelmässä ja huonossa kunnossa. Se on eri ongelma kuin puuttuminen, ja yleensä ratkaistavissa.

Jos vastaus on rehellisesti "meillä ei ole mitään erityistä", se on löydös eikä epäonnistuminen. Siitä ei kuitenkaan seuraa, että työ olisi tehty. Ensimmäisen kysymyksen motiivi eli sama työ halvemmalla on yhä voimassa, ja sen saavuttaminen vaatii yleensä työnkulkujen muuttamista, kytkennät olemassa oleviin järjestelmiin ja seurannan siitä, muuttuiko mikään. Vakiotyökalujen ostaminen on hankintapäätös. Strategia on vasta se, mitä työlle tehdään sen jälkeen.

4. Kuka omistaa tämän?

Yksi nimetty ihminen, ei ryhmä. Syy on se, että vastuu ei jakaudu. Kun viisi ihmistä vastaa samasta asiasta, kukaan ei vastaa siitä sinä päivänä, jona se on kesken ja jokin muu on kiireellisempi.

Omistaja on se, joka voi tehdä kolme asiaa viemättä niitä minnekään:

• Aloittaa. Päättää, mikä otetaan seuraavaksi työn alle.
• Käyttää rahaa. Sovitun summan sisällä, ilman erillistä hyväksyntää joka kerta.
• Lopettaa. Tämä on näistä tärkein ja se, joka useimmin puuttuu. Jos lopettaminen vaatii johtoryhmän päätöksen, mikään ei lopu, koska kukaan ei halua viedä sinne huonoa uutista.

Ohjausryhmä on hyödyllinen, mutta se on eri asia kuin omistaja. Se on paikka, jossa omistaja kertoo mitä on tapahtunut ja jossa suunnanmuutokset päätetään. Jos se on ainoa taho joka päättää, kokousten välissä ei tapahdu mitään, ja kokouksia on kerran kuussa.

Testi on helppo tehdä: kysy kolmelta ihmiseltä, kuka tästä vastaa. Jos saat kolme eri vastausta tai vastaukseksi osaston nimen, omistajaa ei ole.

Nimen kirjoittaminen paperille ei vielä tee kenestäkään omistajaa. Se alkaa siitä hetkestä, kun jotain on otettu pois hänen muusta työstään. Jos mitään ei ole otettu pois, tehtävä hoidetaan muiden töiden jälkeen, eivätkä muut työt lopu.

5. Mitä pitää olla kunnossa ennen käyttöönottoa?

Neljä asiaa, ja ne kannattaa selvittää ennen kuin rakennetaan mitään, koska jälkikäteen ne ovat kalliita.

Aineiston käyttö. Saako asiakkaan, jäsenen tai työntekijän tietoja käyttää juuri tähän tarkoitukseen. Tämä ei ratkea pelkällä sopimusehdolla. Henkilötietojen käsittely vaatii tietosuoja-asetuksen mukaisen käsittelyperusteen ja arvion siitä, sopiiko uusi käyttö siihen tarkoitukseen, johon tiedot alun perin kerättiin. Sopimus on osa vastausta, ei koko vastaus. Jos sopimuksia ollaan muutenkin uusimassa, tarvittavat ehdot kannattaa kirjoittaa niihin nyt, mutta erikseen on tarkistettava mihin perusteeseen käsittely nojaa.

Riskiluokka. Mihin luokkaan käyttö osuu tekoälyasetuksessa. Luokka ei määräydy tekniikasta vaan käyttötarkoituksesta ja asetuksen omista ehdoista, joten sama työkalu voi olla eri luokassa eri tehtävässä. Ihmisiä koskevat arvioinnit ovat se alue, jossa luokka kannattaa selvittää ensimmäisenä, mutta selvittäminen on tehtävä eikä lopputulos ole pääteltävissä etukäteen.

Ihmisen rooli. Missä kohtaa ihminen hyväksyy tuloksen, ja onko hänellä oikeasti aikaa ja tietoa olla eri mieltä. Hyväksyntäpiste ei yksin määrää oikeudellista vastuuta, mutta ilman sitä virheen huomaaminen jää sattuman varaan.

Mitä tapahtuu kun tulos on väärä. Ei jos vaan kun. Kuka huomaa, kuinka nopeasti, ja mikä on varasuunnitelma sillä välin.

Nämä eivät ole etiikkaa erillisenä lukuna vaan käyttöönoton ehtoja. Jos ne jäävät auki, valmis ratkaisu jää käyttämättä, ja se on kalliimpi lopputulos kuin se, ettei sitä olisi tehty.

6. Mistä tiedämme onnistuneemme?

Mittarit paljastavat, onko kyseessä strategia vai toivelista.

Nämä ovat käyttöönoton mittareita. Ne ovat hyödyllisiä siihen tarkoitukseen, koska ne kertovat eteneekö jalkautus, mutta ne eivät kerro syntyikö hyötyä:

• Kuinka moni käyttää työkalua
• Montako pilottia on käynnissä
• Montako lisenssiä on hankittu
• Kuinka suuri osa henkilöstöstä on koulutettu

Nämä mittaavat tulosta, koska niissä voi hävitä:

• Kuinka monta työtuntia kuukaudessa vapautui, verrattuna kirjattuun lähtötasoon
• Pysyikö laatu ennallaan: virheet, reklamaatiot ja korjauskierrokset
• Mikä on kokonaiskustannus, lisenssit ja tarkastamiseen kuluva työ mukaan lukien
• Kuinka suuri osa tapauksista ratkeaa ensimmäisellä kerralla
• Kuinka kauan asiakas odottaa vastausta

Kaksi keskimmäistä ovat mukana siksi, että vapautunut työaika yksin on harhainen luku. Jos tarkastamiseen ja korjaamiseen kuluva aika ei ole samassa taulukossa, säästö näyttää suuremmalta kuin se on.

Yksi valmiusmittari kannattaa silti pitää mukana, vaikka se on samaa lajia kuin ylempi lista: kuinka kauan kestää päätöksestä siihen, että uutta käyttötapausta pääsee kokeilemaan turvallisesti. Se ansaitsee paikkansa, koska se ennustaa hintaa. Jos luku on kuukausia, toinen käyttötapaus maksaa suunnilleen saman kuin ensimmäinen, eikä mikään kerry.

Esimerkki: yksi sivu täytettynä

Tämä on keksitty. Yritystä ei ole olemassa ja luvut ovat havainnollistavia, mutta muoto on se, mihin kannattaa pyrkiä.

Ohjelmistoyritys Esimerkki Oy, 45 henkeä, yksi SaaS-tuote.

1. Mihin tarvitaan. Sama työ halvemmalla. Asiakastuki vastaa toistuvasti samoihin kysymyksiin, ja arviolta kolmasosa tiketeistä on jo kertaalleen ratkaistu jossain.
2. Mitä ostetaan. Ensimmäiseen kohteeseen ostetaan valmis, eli tikettijärjestelmän oma vastausavustin. Talossa on kyky rakentaa, mutta se käytetään tuotteeseen eikä sisäiseen työkaluun. Oma toteutus arvioidaan uudelleen vasta, jos ostettu ei taivu.
3. Mitä pitää ymmärtää omasta toiminnasta. Parhaat vastaukset ovat Slack-ketjuissa ja vanhoissa tiketeissä, eikä niitä ole kirjoitettu ohjeiksi. Kolmekymmentä yleisintä kysymystä kirjataan ensin, koska muuten avustin toistaa vanhat väärinkäsitykset uskottavasti muotoiltuina.
4. Kuka omistaa. Tuen tiiminvetäjä. Häneltä siirretään päivystysvuorot toiselle, ja hänellä on oikeus lopettaa kokeilu.
5. Mitä pitää olla kunnossa. Tiketeissä on asiakkaiden henkilötietoja, joten käsittelyperuste ja toimittajan sopimusehdot tarkistetaan ennen käyttöönottoa. Avustin ehdottaa vastausta, ihminen lähettää sen.
6. Mistä tiedämme onnistuneemme. Ensimmäisellä vastauksella ratkeavien tikettien osuus nousee, eskalaatioiden osuus ei nouse, ja lisenssit mukaan lukien kokonaiskustannus jää säästettyä työaikaa pienemmäksi. Mitataan kuuden kuukauden kohdalla kolmen kuukauden lähtötasoa vasten.

Resurssit ja jatkopäätös. Enintään 8 000 euroa ja yksi henkilötyöpäivä viikossa kuuden kuukauden ajan. Väliarvio kolmen kuukauden kohdalla: jos ensiratkaisujen osuus ei ole silloin noussut, lopetetaan ja loput rahat jäävät käyttämättä.

Ei tänä vuonna. Oma malli tuotedatasta, koska mitään ei ole tarpeen opettaa. Myyntipuhelujen analyysi, koska puhelumäärä ei perustele sitä. Koodikatselmoinnin automaatio, koska kukaan tiimissä ei ole sitä pyytänyt.

Miltä sama sivu näyttää isommassa organisaatiossa

Kuusi vastausta pysyvät samoina. Kolme asiaa muuttuu.

Summat ja aikajänne kasvavat. Kymmenettuhannet eurojen sijaan, ja väliarvio siirtyy myöhemmäksi, koska pelkkä lähtötason mittaaminen vie kauemmin kun työtä tehdään useassa yksikössä eri tavoin.

Omistaja on kauempana työstä. Silloin hänen on nimettävä alleen ihminen, joka näkee tuloksen päivittäin. Muuten lopettamispäätös perustuu raporttiin eikä havaintoon, ja raportti kertoo aina, että asia etenee.

Poisjätettyjen lista pitenee ja käy tärkeämmäksi. Isossa organisaatiossa ideoita syntyy nopeammin kuin niitä ehditään arvioida. Sivun arvo on juuri siinä, että se antaa luvan sanoa ei ilman että perustelu keksitään joka kerta uudestaan.

Ja mikä ei muutu koosta riippumatta: yksi kohde kerrallaan, kirjattu lähtötaso ja ehto, jolla lopetetaan.

Miten se kirjoitetaan

Yhdelle sivulle mahtuvat päätökset, eivät niiden perustelut. Tämä on syytä sanoa tarkasti, jottei lupaus kuulosta liian helpolta: viidennen kysymyksen selvitykset, hinnoittelusääntöjen kirjaaminen ja lähtötason mittaaminen ovat oikeaa työtä, joka vie viikkoja. Yhden sivun asiakirja on niiden lopputulos, ei niiden korvike.

Ensimmäisen luonnoksen voi silti kirjoittaa yhdessä iltapäivässä, ja se kannattaa tehdä ennen selvityksiä eikä niiden jälkeen. Silloin näkyy heti, mitkä kohdat ovat auki, ja selvitystyö kohdistuu niihin eikä kaikkeen mahdolliseen.

Muistilista sivun sisällöstä:

• Kuusi vastausta, kukin muutamalla lauseella
• Ensimmäinen kohde nimettynä, ei luetteloa mahdollisuuksista
• Paljonko rahaa ja työaikaa käytetään, ja mihin mennessä
• Millä ehdolla lopetetaan
• Päiväys ja se, milloin teksti katsotaan uudelleen. Kolme kuukautta on käyttökelpoinen väli
• Lista siitä, mitä ei tehdä tänä vuonna, ja perustelu kullekin

Viimeinen kohta on se, jonka takia asiakirja kannattaa kirjoittaa. Ilman poisjätettyjen listaa strategia ei rajaa mitään, ja silloin jokainen uusi idea mahtuu siihen.

Neljä tapaa epäonnistua

Pilotti, joka ei koskaan pääty. Koe on halpa, ja siksi kokeita kertyy. Jokaiselle pilotille kannattaa kirjoittaa etukäteen, mitä sen pitää näyttää ja mitä tapahtuu jos se näyttää sen. Ilman sitä onnistunut pilotti johtaa toiseen pilottiin.

Strategia, joka on työkalulista. Ohjelmistot vaihtuvat vuodessa. Jos asiakirja vanhenee kun toimittaja vaihtuu, se ei ollut strategia.

Käyttöaste ainoana mittarina. Käyttöaste kertoo jalkautuksesta, ei hyödystä. Se voi myös jäädä matalaksi, vaikka työkalu olisi hyvä, jos se ei sovi työhön. Kumpaankin suuntaan luku vastaa eri kysymykseen kuin siihen, kannattiko tämä.

Ei omistajaa. Tämä on halvin korjata, koska se ei vaadi hankintaa. Se ei silti ole ilmainen: omistajuus tarkoittaa työaikaa, joka on pois jostain muusta, ja päätösvaltaa, joka on pois joltakulta toiselta.

Yhdellä lauseella

Strategia ei ole lista työkaluista eikä lupaus vastuullisuudesta vaan kuusi vastausta, joiden perään on kirjoitettu ensimmäinen kohde, käytettävä raha, määräaika ja lopettamisehto, ja jonka loppuun on merkitty se mitä jätetään tekemättä.

Sidonnaisuus

Työskentelen tekoälyalalla ja neuvon organisaatioita näissä kysymyksissä, ja minulla on alan yhtiöön liittyviä taloudellisia sidonnaisuuksia, jotka on kerrottu vastuuvapaussivulla. Tämä juttu on yleinen kuvaus siitä, mistä osista tekoälystrategia koostuu. Se ei perustu yhdenkään asiakkaan aineistoon eikä kuvaa yhdenkään organisaation tilannetta, eikä se ole toimeksiantoon perustuvaa neuvontaa. Tietosuojaa ja tekoälyasetusta koskevat kohdat ovat yleistä tietoa, eivät oikeudellista neuvoa.